Project
Initiation: การริเริ่มโครงการ
โครงการ
(project) ตามนิยามของ ISO
9000:2005 หมายถึง
กระบวนการที่มีความเฉพาะเจาะจงและประกอบด้วยชุดของ ความร่วมมือและการควบคุมกิจกรรม
โดยมีการกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ที่ต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุ วัตถุประสงค์ที่กำหนดและเป็นไปตามข้อกำหนดที่ระบุ
รวมถึงเวลาที่กำหนด งบประมาณ และทรัพยากร
การบริหารจัดการโครงการ (project
management) ตามนิยามของ ISO 10006:2005 หมายถึง
การวางแผน การจัดองค์การ การเฝ้า ติดตาม การควบคุม และการรายงานผลประเด็นต่าง ๆ
ทั้งหมดของโครงการ และการสร้างจูงใจผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อให้บรรลุ วัตถุประสงค์ของโครงการ
การบริหารจัดการโครงการนั้น เป็นกระบวนการที่มีโครงสร้างของระเบียบข้อบังคับตามวิธีการของ
Plan-Do-Check-Act: PDCA โดย สามารถกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานเป็น 5 ขั้นตอน
ดังนี้
1. การริเริ่มโครงการ (project initiation)
2. การวางแผนโครงการ (project planning)
3. การดำเนินโครงการ (project execution)
4. การเฝ้าติดตามและการควบคุมโครงการ (project monitoring & control)
5. การทบทวนโครงการและปิดโครงการ (project review & close)
ซึ่งในแต่ละขั้นตอนก็จะมีขั้นตอนย่อยๆลึกลงไป
ในที่นี้จะขอแสดงรายละเอียดในขั้นตอนที่หนึ่งให้ทราบเพื่อให้เกิดความรู้ความเข้าใจในขั้นตอนเริ่มแรก
เพราะขั้นตอนการริเริ่มโครงการนั้นเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะหากไม่มีการวางแผนที่ดีแล้ว
โครงการนั้นๆก็มีความเสี่ยงสูงที่จะได้ข้อมูลไม่มีประสิทธิภาพนำไปสู่การล้มเหลวของโครงการ
การริเริ่มโครงการ (project initiation) การเริ่มต้นจัดทำโครงการส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับ
ปัญหาที่เกิดขึ้นของธุรกิจหรือไม่ก็เป็นโอกาสทางธุรกิจที่มองเห็นและต้องการจะไปให้ถึงโอกาสนั้นซึ่งจะต้องเริ่มต้นจากการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น
ข้อกำหนดของลูกค้าและองค์การที่เกี่ยวข้อง และ ข้อมูลในอดีตที่เกี่ยวข้อง
รวมถึงการตั้งสมมติฐานของผลสำเร็จของโครงการเพื่อก่อให้เกิดผลการศึกษาด้านความเป็นไปได้ของโครงการ(feasibility study)
และการตัดสินใจดำเนินการทางธุรกิจอย่างมีเหตุผล
ผลจากการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ
(feasibility study) จะก่อให้เกิดประโยชน์
ได้แก่
- · การพิจารณาสถานการณ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง ปัญหา และโอกาสในการปรับปรุง
- · การศึกษาวิจัยและและเปรียบเทียบข้อมูลทางอุตสาหกรรม (benchmark) เทคโนโลยีและวิธีการ การหาทางในการแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ
- · การอธิบายทางเลือกในการดำเนินงาน ประโยชน์และความเสี่ยงที่ได้รับ สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่ง คือ การประเมินผลตอบแทนจากการ ลงทุน (Return on Investment: ROI) จะนำไปสู่การตัดสินใจการ ดำเนินโครงการว่ามีความคุ้มค่าทางเศรษฐกิจหรือไม่
ขั้นตอนหรือกิจกรรมในการริเริ่มโครงการ (Project Initiation Activities) ประกอบด้วย
ในส่วนแรกจะขออธิบายขั้นตอน Develop a Business Case
โดยวิธีการเขียน Business Case นั้นจะมีทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
- จะต้องระบุลักษณะหรือพื้นหลังของธุรกิจหรือโครงการว่าเป็นประเภทใด เกี่ยวข้องกับกิจกรรมใดบ้างนอกจากนี้ยังรวมไปถึงการ ระบุปัญหา หรือโอกาสที่เกิดขึ้นกับธุรกิจเป็นต้น (Background/Project Definition statement)
- ตั้งเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่โครงการหรือธุรกิจต้องการ (Objective/ desired outcome)
- วิเคราะห์สถานการณ์หรือเหตุการณ์ทางธุรกิจ สภาพตลาดในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร (Current Situation
- แนะนำ หรือ เสนอแนะแนวทางแก้ปัญหา (Recommendation/ Solution)
·
กำหนดทางเลือกในการแก้ปัญหา
ซึ่งควรจะต้องมีมากกว่า 1 ทางเลือก
·
กำหนดผลประโยชน์ ข้อได้เปรียบ ที่ธุรกิจหรือโครงการของเราจะได้
·
ประมาณต้นทุน หรือ ค่าใช้จ่ายในการทำโครงการ
·
ประเมินความเหมาะสมของโครงการที่จะเกิดขึ้น
·
ระบุความเสี่ยง หากเกิดกรณีไม่คาดคิด
โดยในการประเมินความเหมาะสมของโครงการนั้นจำเป็นอย่างมากที่จะต้องกำหนดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นทั้ง 3 กรณี คือ Best case, Base
case และ Worst case.
·แนะนำวิธีในการแก้ไขปัญหาโดยอธิบายขั้นตอนและวิธีการลงมือปฎิบัติ(Describe the implementation
approach)
5 กำหนดตัวชี้วัด
ความสำเร็จที่เกิดจากการลงมือปฎิบัติ (Success Criteria/ Measure)
6 Support Required
7 Next step/Time
เมื่อลงมือปฎิบัติตามขั้นตอนในส่วนแรกเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้วขั้นต่อไปจะเป็นการUndertake a Feasibility study ซึ่งจะกล่าวในครั้งต่อไป ทางกลุ่มขอเชิญชวนทุกท่านรับชมคำอธิบายและขั้นตอนการเขียน Business Case โดยละเอียดอีกครั้ง
ของคุณสำหรับการติดตามชม
เอกสารอ้างอิง
Special Thank
1. The Project Management Life Cycle
Handbook.
2. Project Management. Project
Initiation. 24 August 2016. Available at http://www.tpa.or.th/publisher/pdfFileDownloadS/FQ150_p022-27.pdf
3. Project Management dashboard. Project
Business Case. 24 August 2016. Available at
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น